【石田淳ブログ】BCPを「実際に動ける計画」にする

■企業の危機管理に欠かせない「BCP」

  今、企業の危機管理に欠かせない考え方として、「BCP」があります。   BCP（Business Continuity Plan）とは日本語に訳せば「事業継続計画」という意味です。   自然災害や感染症の流行、火災、テロなどの緊急事態が発生した際にも、重要な事業を中断させない。また、中断した場合にも、可能な限り早く復旧させる。   そのために、平時から必要な体制や手順、代替手段などを決めておくものです。   BCPは、何かが起こってからあらためて考えるものではありません。   まず、会社で働く従業員の安全を確保する。そのうえで、限られた人員や設備、情報を使い、どの事業を優先して継続・復旧するのかを決める。   事業の継続や復旧は、従業員の安全という大前提の上に成り立ちます。 従業員の安全を守るために、会社としてどのような備えをしておくのか。   そして、緊急時に優先する事業は何か。その事業をいつまでに、どの程度まで復旧させるのか。   こうしたことを平時から明確にしておくことは、企業が果たすべき大切な責任です。  

■計画を「具体的な行動」に変える

  ただし、会社がBCPを策定していても緊急時に、その内容を計画通りに実行できるとは限りません。   担当者が内容を知らない。 判断する人が不在になっている。 必要な連絡先やデータを確認できない。 代替手段を実際に使ったことがない。   BCPが機能しない背景には、さまざまな要因が考えられます。 そのなかの一つが、計画に書かれた内容を、具体的な行動に落とし込めているかという問題です。   「速やかに」 「できるだけ慎重に」 「状況に応じて」 「適切に対応する」   こうした言葉だけでは、具体的にどのような行動を取ればよいのか、人によって解釈が分かれてしまいます。   行動科学マネジメント®では、こうした曖昧な言葉、スローガン的な言葉を誰にでもわかる具体的な行動に置き換えます。   「誰が・何を・いつ・どのように行うのか」   ここまで具体的になって、初めて、実際に取るべき行動が見えるようになるのです。  

■「速やかに安否を報告する」では動けない

  たとえば、BCPや防災ルールに、「速やかに安否を報告すること」と書かれていたとします。   しかし、これだけでは、   「“速やかに”とは、何分以内なのか」 「誰が、誰に報告するのか」 「何を使って報告するのか」 「どのような情報を伝えるのか」 「その手段が使えない場合はどうするのか」   といったことが分かりません。   そこで、自社の状況に応じて、たとえば、   「自身の安全を確保した後、通信が可能な場合は、発災から60分以内に／全社員が／安否確認の社内システムへ／本人の安否・現在地・出社の可否を入力する」   というように、具体的な行動に置き換えます。   さらに、社内システムが使えない場合の代替連絡手段も決めておく必要があります。   このように、「誰が・何を・いつ・どのように行うのか」が明確になっていなければ、同じルールを読んでも、人によって対応が分かれ、組織としての初動にばらつきが生じます。   行動科学マネジメント®は、BCPそのものに代わるものではありません。   BCPで定めた役割や手順を具体的な行動へ変え、緊急時にも実行できる状態をつくる。   その実効性を高めるために、行動科学マネジメント®の考え方を活用できるのです。   あなたの会社のBCPや防災ルールには、誰もが同じように理解できる「行動の取り方」が記されているでしょうか。   少なくとも、このくらいの具体性＝「いつ・誰が・何を（行う）」がなければBCPが実際の行動につながらない可能性があります。   まずはBCPや防災ルールの中から、「速やかに」「適切に」「状況に応じて」といった曖昧な言葉を一つ探してみてください。   そして「曖昧な言葉を具体的な行動として言い換える」   この作業にぜひ取り組んでみてください。