【石田淳ブログ】「一部の人だけが知っている計画」で終わらせない

■「知っている」と「行動できる」は違う

  前回、BCPを組織で機能させるための重要なポイントとして、   ・「判断を属人化させない」 ・「判断の基準、判断する者を明確にする」 ・「誰にでもわかる具体的な行動に落とし込む」   といったことについてお話ししました。   もちろん、これだけでゴールではありません。   「担当者で綿密な協議を重ねた」 「詳細なマニュアルも作成した」   こうしたことだけで、BCPの準備が完了したと思ってしまうケースは少なくありません。   たとえば詳細なBCPや手順書を作り、全社員に対する説明会も開催した……。   それでも、緊急時にそれぞれの社員が自分の役割に沿った行動を取れるとは限りません。   行動科学マネジメント®の観点から言えば、   「周知した」 「確実に伝達した」 「説明の機会を設けた」   というだけでは、まだ社員が緊急時に「動ける状態」になったとは言えません。   本当に必要なのは、「計画を知っていること」ではなく、「現場の誰もが迷わず実際にできること」。   それがおろそかになっていればどんな準備、計画、マニュアルも残念ながら〝絵に描いた餅〟で終わってしまいます。    

■「あの人にしかできない」という業務を洗い出す

  では、BCPを「実際に使えるもの」にするには、どうすればよいのでしょうか。   まず行うべきは、優先して継続・復旧する重要業務を決め、その業務を具体的な作業単位まで分けることです。   そして、 「特定の人にしかできない業務」 「担当者しか知らない情報」 「担当者にしか与えられていない権限」   いわゆるブラックボックス化している業務を明確にします。   「あのシステムの設定は〇〇さんしか分からない」 「取引先の担当者と連絡を取れるのは、主担当者だけだ」   このような状態のまま、担当者が不在になったり、連絡が取れなくなったりすれば、重要業務の継続や復旧が滞る可能性があります。   そのため、「特定の人が不在になると止まる業務は何か」を平時から洗い出しておく必要があります。   その後、業務を代替するための準備を行います。   ・主担当者だけでなく、代替担当者を決める ・代替担当者に実際の業務を経験してもらう ・必要な手順、情報、データの保存場所を共有する ・緊急時に必要なアクセス権限を確認する ・主担当者が不在という想定で、代替担当者が実際に操作してみる   大切なのは、手順書を渡して終わりにしないことです。   代替担当者が、必要な情報を見つけ、実際に作業を完了できるところまで確認します。    

■「知っている」ではなく「実際にできる」

  BCP運用のゴールは、決して「ルールやマニュアルの設置」ではありません。   「みんながやり方を知っているはずだからOK」ではなく、「役割を担う人が、実際に必要な行動を取れるか」。   BCPなどの安全管理という分野に関わらず、行動科学マネジメント®は、「具体的行動への置き換え」がそのスキルの根幹となっています。   「担当者が不在の際は、別の社員が対応する」   という決まりだけでは、   「別の社員とは誰なのか」 「いつ不在と判断するのか」 「何を、どの順番で行うのか」 「どこまでの権限が与えられているのか」   がわかりません。   そこで、自社の状況に応じて、たとえば、「BCP発動後、主担当者と連絡が取れない場合は、代替担当者が顧客一覧を確認し、責任者が決定した方針に基づいて、2時間以内に優先顧客へ連絡する」   というように具体的行動に落とし込まれていることで、誰がその場にいても同じ成果（安全や事業継続）を生み出すことができるようになります。   さらに、代替担当者がこの手順を実際に行えるかどうかを試しておきます。   ここまで準備することで、担当者が不在の場合にも対応が止まりにくくなり、重要業務を継続・復旧できる可能性が高まります。   あなたの会社には、「担当者が不在になると止まる業務」がないでしょうか。   そして、その業務を実際に代替できる人は決まっているでしょうか。   まずは重要業務を一つ選び、   「主担当者」 「代替担当者」 「必要な情報と権限」 「代替担当者が実際にできるか」   まずはこの4点を確認してみてください。