こんにちは、石田淳です。
前回触れた「無駄な会議・ミーティング」の問題、多くの反響をいただきました。
今回は続きとして、さらに話を進めていきましょう。
「捨てるべきものは、捨てる」
その代表ともいえるのが、先人からの「踏襲」というかたちで存在する「無駄な会議・ミーティング」です。
この「無駄」という言葉にも２つの側面があります。
まずは「無駄に長い時間行う」ということ。
なぜ会議・ミーティングの時間が「無駄に長く」なってしまうのか？
それは言うまでもなく、会議・ミーティングの「ゴール」が設定されていないからです。
今回の会議・ミーティングでは何を決定すべきなのか？が明確になっていなければ、参加者のダラダラとした「シンキングタイム」になってしまいます。
急に「何かいいアイデアはないか？」と呼びかけられても、その場で考えなければならないため、当然、時間を費やしてしまうのです。
会議のゴールが事前に明確に設定されていれば、その場はプレゼンの場となり、時間は短縮されるはずです。
逆に「ただ盛り上がるだけ」の会議・ミーティングもよくあるものです。
「こんなアイデアがある」
「それは良いかもしれない」
「逆にこんな考えも」
「それもいいかもしれない」
などと話は弾むのですが、
結局採決の手段も決めておらず、また「誰がやるのか」「いつまでにやるのか」
というTO DOにも落とし込まれない……。
盛り上がるだけに時間も長くなり、結局何も決まらない、というものです。
これもまた「ゴール」の設定ができていないことが原因。
「集まって意見を言い合う」だけでは、会議・ミーティングのゴールとは言えません。
そして、会議・ミーティングのもうひとつの「無駄」とは、「会議・ミーティングの存在そのもの」です。
課長クラスでは、週に会議・ミーティングの数が５つ以上ということは決して珍しいことではありません。
ここで考えなければならないのは、会議・ミーティングの「目的」です。
たとえば
「売上数字の報告
「近況報告」
「進捗状況報告」
なとといった「報告」が目的であれば、メールやチャットで十分なはずです。
でも、わざわざ「会議・ミーティング」という形をとる。
たとえば全国に支社のある企業では、わざわざリーダー・マネジャークラスが本社に集まって、それぞれが「報告」をする、ということもあるわけです。
まさに時間と経費の「無駄」ですよね。
「定例だから特に目的もなく集まる」
「報告だけど、とにかく集まることに意義がある」
こうしたことを改善すべきだということは、実は多くのリーダー・マネジャー、あるいはトップクラスもわかっていることなのです。
では、なぜ改善しないのか？
そう、「踏襲」という文化があるからです。
まずは現存するすべての会議・ミーティングの「ゴール」「目的」を今一度見直しましょう。
改善は、そこからスタートします。
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